PODMÍNKY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ – SMLOUVA O ZPRACOVÁNI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

ve smyslu článku 28 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679

(„Smlouva o zpracování“)

1.1  Společnost Alma Career Czechia s.r.o., se sídlem Menclova 2538/2, Libeň, 180 00 Praha 8, Česká republika, IČO: 264 41 381, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 82484 („Alma Career“), vydává tyto podmínky zpracování osobních údajů formou Dodatku k Všeobecným obchodním podmínkám Alma Career pro podnikatele („VOP“), které upravují smluvní vztahy s podnikateli, do nichž Alma Career vstupuje v souvislosti s používáním Elektronických systémů.

1.2  Na základě VOP a Smlouvy upravuje tato Smlouva o zpracování práva a povinnosti mezi společností Alma Career jako Zpracovatelem a Klientem jako Správcem osobních údajů (společně „Strany“) v souvislosti se zpracováním osobních údajů v Elektronických systémech.

1.3  Služby poskytované na základě Smlouvy zahrnují aktivity, při kterých může docházet ke zpracování osobních údajů Zpracovatelem pro Správce ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) („Nařízení“).

1.4  Strany mají zájem na tom dostát všem povinnostem, které jim vyplývají z Nařízení a případně z dalších místních právních předpisů přijatých na základě Nařízení („Platné právní předpisy o ochraně osobních údajů“).

1.5  Podle článku 28 Nařízení je Správce povinen se Zpracovatelem uzavřít písemnou smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které Zpracovatel mimo jiné poskytne dostatečné záruky pro zavedení vhodných technických a organizačních opatření k zajištění ochrany osobních údajů.

1.6  Strany uzavírají tuto Smlouvu o zpracování s cílem splnit své povinnosti vyplývající z Nařízení a Platných právních předpisů o ochraně osobních údajů, aby zajistily ochranu osobních údajů zpracovávaných stranami při plnění Smlouvy.

1.7  Strany si přejí, aby se tato Smlouva o zpracování vztahovala na všechny činnosti zpracování osobních údajů, které Zpracovatel provádí pro Správce v souvislosti se Službami poskytovanými na základě jakékoli Smlouvy.

2.1  Zpracovatel bude pro Správce zpracovávat osobních údaje, které Správce získal nebo získá v souvislosti se svou podnikatelskou činností nebo které pro Správce za tímto účelem získá samotný Zpracovatel („Osobní údaje“), a to v rámci plnění povinností Zpracovatele vyplývajících ze Smlouvy.

2.2  Účelem této Smlouvy o zpracování je stanovení rozsahu práv a povinností Stran při zpracování Osobních údajů. Smlouva o zpracování upravuje práva a povinnosti Stran při poskytování služeb podle článku 3.1 a vztahuje se na každou Službu poskytovanou na základě Smlouvy zvlášť.

2.3  Smlouva o zpracování dále stanoví rozsah Osobních údajů, které mají být zpracovávány, účel jejich zpracování a podmínky a záruky na straně Zpracovatele ohledně zajištění technického a organizačního zabezpečení Osobních údajů.

3.1  Zpracovatel bude zpracovávat Osobní údaje podle zdokumentovaných pokynů Správce v rozsahu nezbytném pro plnění povinností Zpracovatele dle Smlouvy a pro účely jejich využití Správcem v rámci jeho podnikatelské činnosti, a to:

(a)  pro správu a evidenci Osobních údajů uchazečů o zaměstnání u Správce a pracovníků Správce při správě náborového procesu (zejména Služby Teamio, Jobs.cz, Práce.cz, Jobote a Práce za rohem / Praca za Rogiem, Techloop, Atmoskop nebo některé z nich), a/nebo

(b)   vzdělávání pracovníků Správce prostřednictvím Služby Seduo.

Poznámka: Zpracování Osobních údajů podle této Smlouvy o zpracování probíhá pouze v rozsahu Služeb sjednaných ve Smlouvě.

3.2  Zpracovatel bude zpracovávat Osobní údaje uchazečů o zaměstnání a pracovníků nebo smluvních partnerů Správce („Subjekty údajů") v následujícím rozsahu:

(a)  Rozsah Osobních údajů podle článku 3.1 písm. (a) Smlouvy o zpracování

(b)  Rozsah Osobních údajů podle článku 3.1 písm. (b) Smlouvy o zpracování

3.3  V případě, že Správce Zpracovateli poskytne nebo Zpracovateli budou jinak v souvislosti sčinností pro Správce zpřístupněny i jiné Osobní údaje Subjektů údajů nebo Zpracovateli budou poskytnuty Osobní údaje jiných subjektů údajů a Zpracovatel současně jedná v pozici zpracovatele těchto Osobních údajů pro Správce, je Zpracovatel povinen zpracovávat a chránit i tyto Osobní údaje v souladu s požadavky vyplývajícími z (i) Nařízení, (ii) Platných právních předpisů o ochraně osobních údajů a (iii) této Smlouvy o zpracování.

3.4  Zpracovatel bude zpracovávat Osobní údaje Subjektů údajů po dobu trvání této Smlouvy o zpracování.

3.5  Zpracovateli za zpracování Osobních údajů dle této Smlouvy o zpracování nevzniká nárok na žádný další poplatek kromě odměny dle Smlouvy.

4.1  Zpracovatel je při zpracování Osobních údajů povinen postupovat s náležitou odbornou péčí tak, aby nedošlo k porušení Nařízení nebo Platných právních předpisů o ochraně osobních údajů.

4.2  Pokud Zpracovatel zjistí, že Správce porušuje povinnosti vyplývající pro něj z Nařízení, oznámí to neprodleně Správci.

4.3  Při zpracování Osobních údajů se Zpracovatel řídí zdokumentovanými pokyny Správce. Pokyny musí být udělovány v souladu s touto Smlouvou o zpracování, většinou prostřednictvím příslušných funkcionalit jednotlivých produktů/Služeb využívaných na základě Smlouvy. Pokyny zahrnují aktualizaci, výmaz, změnu nebo jiné nakládání s Osobními údaji. Žádný pokyn Správce nesmí vést k rozšíření technických nebo organizačních opatření nad rámec vymezený touto Smlouvou o zpracování. Zpracovatel upozorní Správce na nevhodnou povahu pokynů, jestliže Zpracovatel mohl tuto nevhodnost zjistit při vynaložení veškeré odborné péče. Zpracovatel může podle vlastního uvážení odmítnout splnit pokyn, který by vedl k porušení Nařízení nebo Platných právních předpisů o ochraně osobních údajů.

4.4  Zpracovatel je povinen dbát, aby žádný Subjekt údajů neutrpěl újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti, a také dbá na ochranu před neoprávněným zasahováním do soukromého a osobního života Subjektů údajů.

4.5  Zpracovatel se zavazuje plnit za Správce informační povinnost dle článku 13 Nařízení, pokud Smlouva nestanoví pro konkrétní produkty jinak.

4.6  Požádá-li Subjekt údajů dle článku 15 Nařízení o informace týkající se zpracování jeho Osobních údajů Zpracovatele, poskytne Zpracovatel Subjektu údajů identifikační údaje Správce a odkáže jej na povinnost uplatnění tohoto práva u Správce. Dále Zpracovatel postupuje podle písemných pokynů Správce.

4.7  Zpracovatel informuje Správce o šetření provedeném příslušným dozorovým úřadem a o jeho výsledku, týká-li se Osobních údajů zpracovávaných pro Správce a/nebo parametrů Služby, které Správci Zpracovatel poskytuje, a poskytne mu informaci o tom, že se provedené šetření dotklo těchto parametrů. Pro vyloučení pochybností se má za to, že za provedené šetření se nepovažují žádosti příslušného dozorového úřadu týkající se zpracování Osobních údajů, u nichž neproběhlo řízení – kontrolní či správní.

4.8  Správce oznámí Zpracovateli jakoukoli kontrolu nebo zahájení správního řízení o uložení nápravného opatření a/nebo uložení pokuty příslušným dozorovým úřadem („Správní řízení"), pokud se kontrola nebo Správní řízení týká (i) Osobních údajů zpracovávaných Zpracovatelem pro Správce nebo (ii) parametrů Služby poskytované Správci, a pokud se předpokládá, že provedení takové kontroly nebo Správního řízení může tyto parametry ovlivnit.

4.9  Zpracovatel bez zbytečného odkladu informuje Správce o jakémkoli porušení zabezpečení, které vede k náhodnému nebo protiprávnímu zničení, ztrátě, změně nebo neoprávněnému poskytnutí nebo zpřístupnění přenášených, uložených nebo jinak zpracovávaných Osobních údajů („Porušení zabezpečení Osobních údajů“). Po informování Správce poskytne Zpracovatel Správci pomoc při řešení Porušení zabezpečení Osobních údajů a/nebo při přijímání opatření ke zmírnění možných nepříznivých dopadů a zabránění vzniku obdobných situací v budoucnu.

4.10  Informace o Porušení zabezpečení Osobních údajů obsahuje přinejmenším:

(a)   popis povahy daného případu Porušení zabezpečení Osobních údajů včetně, pokud je to možné, kategorií a přibližného počtu dotčených Subjektů údajů a kategorií a přibližného množství dotčených záznamů Osobních údajů,

(b)   popis pravděpodobných důsledků Porušení zabezpečení Osobních údajů,

(c)  popis opatření, která Zpracovatel přijal nebo navrhl k přijetí s cílem vyřešit dané Porušení zabezpečení Osobních údajů, včetně případných opatření ke zmírnění možných nepříznivých dopadů.

4.11  Zpracovatel se zavazuje umožnit audity, včetně inspekcí, prováděné Správcem nebo jiným auditorem, kterého Správce pověří, a k těmto auditům přispěje. Správce bere na vědomí, že prováděním auditu nemohou být dotčeny oprávněné zájmy třetích osob (např. jiných správců) či subjektů údajů, zejména pokud jde o zajištění důvěrnosti Osobních údajů. Správce také bere na vědomí, že náklady Zpracovatele na provádění auditu by byly předmětem zvláštní dohody o hrazení těchto nákladů Správcem.

4.12  Zpracovatel se zavazuje být Správci nápomocen při plnění povinnosti Správce reagovat na žádosti o výkon práv Subjektů údajů, zejména na žádost na přístup k Osobním údajům, na opravu či výmaz Osobních údajů, na omezení zpracování či na přenositelnost Osobních údajů; pokud tyto povinnosti mohou být plněny prostřednictvím funkcionalit jednotlivých produktů, Správce nebude vyžadovat neodůvodněnou součinnost Zpracovatele.

4.13  Zpracovatel se zavazuje být Správci nápomocen při zajišťování povinností stanovených Nařízením, zejména povinnosti zabezpečit zpracování Osobních údajů, ohlašovat případy Porušení zabezpečení Osobních údajů, zajistit posouzení vlivu na ochranu osobních údajů nebo předchozí konzultaci s dozorovým úřadem, a to s ohledem na povahu zpracování a informace, které má Zpracovatel k dispozici.

5.1  Zpracovatel se zavazuje, že ve smyslu článku 32 Nařízení přijme s přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob veškerá technická a organizační opatření zabezpečení ochrany Osobních údajů způsobem uvedeným v Nařízení či v jiných závazných právních předpisech k vyloučení možnosti neoprávněného nebo nahodilého přístupu k Osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití Osobních údajů.

5.2  Zpracovatel se zavazuje přijmout zejména následující organizační a technická opatření:

(a)  aniž by byl dotčen článek 5.3 této Smlouvy o zpracování, Zpracovatel v případě zpracování Osobních údajů prostřednictvím vlastních zaměstnanců pověří touto činností pouze své vybrané zaměstnance, které poučí o jejich povinnosti zachovávat mlčenlivost ohledně Osobních údajů a o dalších povinnostech, které jsou povinni dodržovat tak, aby nedošlo k porušení Nařízení či této Smlouvy o zpracování,

(b)  nesvěří zpracování Osobních údajů jakékoliv třetí osobě bez předchozího písemného souhlasu Správce, tím není vyloučen článek 5.3 a 5.4,

(c)  bude používat odpovídající technické zařízení a programové vybavení způsobem, který vyloučí neoprávněný či nahodilý přístup k Osobním údajům ze strany jiných osob, než pověřených zaměstnanců Zpracovatele,

(d)   bude Osobní údaje uchovávat v náležitě zabezpečených objektech a místnostech,

(e)  písemné dokumenty obsahující Osobní údaje bude uchovávat na zabezpečeném místě, přičemž bude vést řádnou evidenci o pohybu takových písemných dokumentů,

(f)  Osobní údaje v elektronické podobě bude uchovávat na zabezpečených serverech nebo na nosičích dat, ke kterým budou mít přístup pouze pověřené osoby na základě přístupových kódů či hesel a bude Osobní údaje pravidelně zálohovat,

(g)  zajistí dálkový přenos Osobních údajů, buď pouze prostřednictvím veřejně nepřístupné sítě, nebo prostřednictvím zabezpečeného přenosu po veřejných sítích, zejména prostřednictvím protokolu umožňujícího zabezpečenou komunikaci v počítačové síti. S přihlédnutím k povaze, rozsahu, kontextu a různě závažným rizikům mohou být některé Osobní údaje posílány e-mailem,

(h)  prostřednictvím vhodných technických prostředků zajistí schopnost obnovit dostupnost Osobních údajů a přístup k nim včas v případě fyzických či technických incidentů, a to dle parametrů sjednaných pro danou Službu v souladu se Smlouvou,

(i)  zajistí pravidelné testování posuzování a hodnocení účinnosti zavedených technických a organizačních opatření pro zajištění bezpečnosti zpracování.

5.3  Zpracovatel je oprávněn pověřit zpracováním Osobních údajů dalšího zpracovatele („Další zpracovatel“). Zpracovatel informuje Správce e-mailem zaslaným na adresu Správce (článek 7.1) a prostřednictvím https://almacareer.com/legal/cz/seznam-dodavatelu („Vývěska“) o veškerých Dalších zpracovatelích, které Zpracovatel zamýšlí pověřit zpracováním Osobních údajů nebo o veškerých zamýšlených změnách týkajících se Dalších zpracovatelů. Správce má příležitost vůči přijetí těchto Dalších zpracovatelů vyslovit námitky dle podmínek Smlouvy. V případě námitek se uplatní článek 17 odst. 3 VOP .

5.4  Pokud Zpracovatel zapojí Dalšího zpracovatele, aby provedl určité činnosti zpracování, musí být tomuto Dalšímu zpracovateli uloženy na základě smlouvy stejné povinnosti na ochranu Osobních údajů, jaké jsou uvedeny v této Smlouvě o zpracování, a to zejména poskytnutí dostatečných záruk, pokud jde ozavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby zpracování splňovalo požadavky Nařízení.

5.5  Správce bere na vědomí, že služby některých Dalších zpracovatelů uvedených na Vývěsce mohou spočívat ve zpracování Osobních údajů mimo území EU/EHP. Zpracovatel zaručuje, že k jakémukoli předávání Osobních údajů do třetích zemí bude docházet pouze na základě podmínek stanovených články 44 – 49 Nařízení. Dojde-li ke změně, zrušení či zneplatnění nástrojů pro předávání Osobních údajů do třetí země, zavazuje se Zpracovatel přijmout taková opatření, která zajistí dodržení úrovně požadované právem EU; po dobu nutnou k přijetí opatření k zajištění odpovídající úrovni ochrany se Správce vzdává svého práva dovolávat se porušení Smlouvy či Smlouvy o zpracování.

5.6  Aktuální seznam Dalších zpracovatelů včetně případného rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně nebo přijatých vhodných zárukách je dostupný na Vývěsce, která tvoří nedílnou součást této Smlouvy o zpracování.

5.7  Zpracovatel je povinen zavést a dokumentovat přijatá a provedená technicko- organizační opatření k zajištění ochrany Osobních údajů v souladu s Nařízením a Platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů.

6.1  Tato Smlouva o zpracování nabývá platnosti a účinnosti ke dni uzavření Smlouvy a zaniká nejdříve se zánikem účinnosti Smlouvy. V případě, že Strany uzavřely nebo v budoucnu uzavřou jinou smlouvu, v rámci níž může docházet mimo jiné i ke zpracování Osobních údajů, zaniká tato Smlouva o zpracování současně se zánikem této jiné smlouvy, resp. se zánikem účinnosti poslední z takto uzavřených smluv.

6.2  Správce je oprávněn tuto Smlouvu o zpracování vypovědět ve lhůtě tří (3) dnů v případě, že Zpracovatel porušuje povinnosti vyplývající pro něj z Nařízení či Platných právních předpisů o ochraně osobních údajů a toto porušení nenapraví do patnácti (15) dnů od písemného vyrozumění Správcem.

6.3  Zpracovatel je oprávněn tuto Smlouvu o zpracování vypovědět ve lhůtě tří (3) dnů v případě, že Správce porušuje povinnosti vyplývající pro něj z Nařízení či Platných právních předpisů o ochraně osobních údajů a Správce nezjedná nápravu závadného stavu do patnácti (15) dnů od oznámení Zpracovatele dle článku 4.2 této Smlouvy o zpracování.

6.4  Není-li ve Smlouvě u konkrétních produktů stanoveno jinak, po ukončení Smlouvy nebo této Smlouvy o zpracování, po uplynutí účelu zpracování Osobních údajů jiným způsobem, po odvolání souhlasu (je-li relevantní) Subjektem údajů nebo po podání žádosti Subjektem údajů podle článku 17 Nařízení, Zpracovatel podle pokynů Správce příslušné Osobní údaje zlikviduje nebo je předá Správci a zlikviduje Osobní údaje, které má k dispozici. Pokyn Správce ke zničení nebo předání Osobních údajů musí být Zpracovateli doručen nejpozději ke dni ukončení Smlouvy nebo této Smlouvy o zpracování, nebo pokud k němu dojde před ukončením Smlouvy nebo Smlouvy o zpracování do 10 dnů poté, co je Správce nebo Zpracovatel (podle toho, co nastane později) informován o zániku účelu zpracování Osobních údajů, odvolání souhlasu nebo doručení žádosti podle článku 17 Nařízení, jinak Zpracovatel Osobní údaje Subjektu údajů zlikviduje ke dni ukončení této Smlouvy o zpracování nebo Smlouvy nebo po uplynutí výše uvedených lhůt.

6.5  Zpracovatel je po zániku této Smlouvy o zpracování povinen dodržovat veškeré povinnosti plynoucí z Nařízení či Platných právních předpisů o ochraně osobních údajů vedoucí zejména k předejití jakémukoliv neoprávněnému zpracování s Osobními údaji do doby, než dle pokynů Správce tyto Osobní údaje Zpracovatel předá Správci nebo provede jejich bezpečnou likvidaci.

6.6  Zánik této Smlouvy o zpracování představuje skutečnost, díky které se v závislosti na poskytované Službě stávají nemožnými veškeré či pouze některé konkrétní druhy činností dle Smlouvy.

6.7  Povinnost zachování důvěrné povahy Osobních údajů trvá i po ukončení této Smlouvy o zpracování.

7.1  Veškerá oznámení včetně oznámení o Porušení zabezpečení Osobních údajů mohou

být doručena osobně nebo poštou na adresu sídla druhé Strany nebo e-mailem:

E-mail Správce: kontaktní e-mail Hlavního uživatele, zadaný při registraci, kterou má Správce zřízenou vElektronickém systému nebo kontaktní e-mail pověřeného zaměstnance Správce, uvedený v Administrátorském účtu Seduo, nebo kontaktní údaj uvedený ve Smlouvě nebo jiný e-mail s nejvyšší úrovní oprávnění v rámci konkrétní využívané Služby.

E-mail Zpracovatele: DPO-CZ@almacareer.com

7.2  Správce může požádat o změnu adresy pro doručování oznámení prostřednictvím elektronické zprávy na e-mail Zpracovatele. Změna adresy je účinná ode dne potvrzení zaslaného Zpracovatelem o přijetí požadavku Správce.

8.1  Právní vztahy, závazky, práva a povinnosti vyplývající z této Smlouvy o zpracování, jakož i dodatky k ní a její výklad, se budou řídit a vykládat právním řádem země, v níž má Zpracovatel sídlo. Smluvní vztahy mezi Správcem a Zpracovatelem, které nejsou výslovně uvedeny v této Smlouvě o zpracování, se řídí ustanoveními VOP, které jsou dostupné na https://almacareer.com/legal/cz/vseobecne-obchodni-podminky.

8.2  Informativní překlad VOP vanglickém znění je dostupný na https://almacareer.com/legal/cz/en/general-terms-conditions. V případě odlišností mezi anglickou nebo jinou cizojazyčnou verzi má přednost česká jazyková verze.

8.3  Bude-li kterékoli ustanovení této Smlouvy o zpracování shledáno příslušným soudem nebo jiným orgánem neplatným, neúčinným, zdánlivým nebo nevymahatelným, bude takové ustanovení považováno za vypuštěné z této Smlouvy o zpracování a ostatní ustanovení této Smlouvy o zpracování budou nadále trvat, pokud z povahy takového ustanovení nebo z jeho obsahu anebo z okolností, za nichž bylo uzavřeno, nevyplývá, že je nelze oddělit od ostatního obsahu této Smlouvy o zpracování. Strany v takovém případě uzavřou takové dodatky k této Smlouvě o zpracování, které umožní dosažení výsledku stejného, a pokud to není možné, pak co nejbližšího tomu, jakého mělo být dosaženo původním neplatným, neúčinným, zdánlivým nebo nevymahatelným ustanovením.

8.4  Strany se zavazují vyřešit jakýkoli spor vzniklý v souvislosti s plněním této Smlouvy o zpracování smírnou cestou. V případě, že se Stranám nepodaří vyřešit spor smírnou cestou do třiceti (30) dnů, je kterákoli ze Stran oprávněna předložit spor věcně a místně příslušnému soudu dle platných a účinných právních předpisů.

8.5  Rozsah zpracovávaných Osobních údajů uvedený v článku 3.2 této Smlouvy o zpracování lze dle funkcionality příslušného produktu rozšířit či jinak změnit bez nutnosti uzavírat dodatek k této Smlouvě o zpracování či VOP.

8.6  Pro případ uzavírání této Smlouvy o zpracování se Strany dohodly, že Smlouva o zpracování je uzavřena pouze tehdy, pokud dojde k úplné shodě projevů vůle Stran.

8.7  Pojmy blíže touto Smlouvou o zpracování nespecifikované, ale v této Smlouvě o zpracování uvedené, mají význam stanovený ve VOP a Smlouvě.

8.8  Tato Smlouva o zpracování zavazuje Strany v souladu s pravidly stanovenými ve VOP.

8.9  Tato Smlouva o zpracování je platná a účinná od 1. 1. 2024.

Alma Career