Novi pristupi upravljanju vremenom: Pet stvari koje stvarno funkcioniraju

Upravljanje vremenom jedan je od ključnih sastojaka za vođenje uspješnog i učinkovitog poslovanja. Kada ga svladate, sve drugo postaje jednostavnije. Za HR timove, upravljanje vremenom nije samo pitanje pojedinih zaposlenika. Riječ je i o oblikovanju procesa na razini cijele tvrtke. No, oprez: problemi s upravljanjem vremenom najčešće proizlaze iz dva izvora. Jedan je loše osmišljen sustav, a drugi nerealni rokovi. Čak ni najbolji procesi ne mogu nadoknaditi nemoguća očekivanja.

Tipični pokazatelji uključuju propuštene rokove, kašnjenja u projektima i nisku produktivnost unatoč dugim radnim satima. Pad kvalitete i učestale pogreške također mogu biti upozoravajući znakovi. Pod pritiskom, ljudi često biraju brza rješenja umjesto pravih.

Također je važno obratiti pozornost na preopterećenost i stres koji se mogu očitovati kao burnout, gubitak motivacije ili, u najgorem slučaju, odlazak ključnih zaposlenika.

Nikada samo jedan faktor nije uzročnik. Češće se radi o nizu manjih problema koji se pretvaraju u nešto veće:

Iz perspektive HR-a, upravljanje vremenom znači više od same produktivnosti. Ono je izgradnja zdrave radne kulture te podrška ravnoteži privatnog i poslovnog života. HR timovi imaju ključnu ulogu u:

U prošlosti je upravljanje vremenom bilo fokusirano na strogu kontrolu, striktne procese i disciplinu. Danas se pristup promijenio. Radi se o prilagođavanju rada pojedincima, pomaganju zaposlenicima da se duboko fokusiraju i osiguravanju održive izvedbe na duge staze. Evo što danas funkcionira:

1. Duboki rad i upravljanje energijom

U bučnom radnom okruženju sposobnost dubokog fokusa postaje ključna. Zato zaposlenicima treba osigurati blokove neprekinutog rada za zadatke koji traže maksimalnu koncentraciju, i to u satima kada su na svom energetskom vrhuncu, bilo ujutro ili kasnije navečer. Administrativni zadaci i e-pošta mogu pričekati razdoblja niže produktivnosti. Fleksibilno radno vrijeme, fokus blokovi ili dani bez sastanaka pokazali su se kao praktični načini da se ovo ugradi u radni ritam.

2. Eliminacija gubitnika vremena

Vrijeme najčešće ne odlazi na velike greške, nego na sitne i stalne prekide: sastanke koji se mogu riješiti e-mailom, suvišna izvještavanja ili notifikacije koje razbijaju pažnju. Dodamo li tome društvene mreže ili stalno provjeravanje inboxa, radni sati lako nestaju. Problem je što većina zaposlenika i ne primijeti koliko gubi dok ne napravi analizu. Alati za praćenje vremena mogu pomoći da se otkriju “curenja” i prilagode procesi.

3. Korištenje AI asistenata

Umjetna inteligencija sve više postaje kopilot produktivnosti. Osim poznatih platformi poput ChatGPT-a, postoje specijalizirani AI alati koji reorganiziraju kalendare, uklanjaju konflikte i predlažu optimalne termine za duboki rad. AI može pisati skice mailova, sažimati sastanke ili automatizirati rutinske zadatke, oslobađajući ljude za strateški i kreativni rad. Organizacije koje potiču zaposlenike da istražuju te alate, često prve otkriju konkretne dobitke u vremenu i energiji.

4. Promjena mindseta i kulture

Najveći zaokret događa se u promjeni perspektive: od mjerenja sati prema mjerenju rezultata. Takav pristup zaposlenicima daje autonomiju da sami rasporede vrijeme, uz jasnu odgovornost za ishod. Povjerenje od strane vodstva potiče angažman i inicijativu, dok mikromenadžment i strogo brojanje sati obično vode frustraciji i padu motivacije. Autonomija i povjerenje, s druge strane, jačaju kreativnost i lojalnost.

5. Kombiniranje pristupa za maksimalan učinak

Jedinstveno rješenje ne postoji. Ono što dobro funkcionira u manjem timu, može se pokazati neučinkovitim u velikoj korporaciji. Najbolje organizacije kombiniraju različite metode, prilagođavaju ih vlastitoj kulturi i redovito ih preispituju. Upravljanje vremenom treba tretirati kao živi sustav koji se razvija, testira i usavršava kako bi zaposlenici ostali produktivni, ali i motivirani i uravnoteženi.

Izvor: Alma Career blog