dSPACE Fridays: kako je jedna interna inicijativa postala alat za povezivanje i retenciju zaposlenika

Rast poslovanja donosi nove timove, nove proizvode i, često, sve veću udaljenost između kolega koji rade na različitim temama. U dSPACE-u su na taj izazov odgovorili inicijativom dSPACE Fridays odnosno mjesečnim formatom koji kombinira stručna predavanja i pub kviz, a već tri godine uspješno okuplja zaposlenike i jača osjećaj pripadnosti. O tome kako je projekt nastao, zašto ne zahtijeva velik budžet i što ovakve inicijative govore o budućnosti ureda, razgovarali smo s Mateom Soldo, HR Generalisticom u dSPACE.

dSPACE Fridays nastao je iz povratnih informacija zaposlenika. Koji vam je bio prvi znak da zaposlenicima ne nedostaje nužno još jedan benefit, nego bolji osjećaj povezanosti i razumijevanja šire slike?

Zbog širenja poslovanja u Hrvatskoj broj zaposlenika je u zadnjih nekoliko godina prilično porastao. Dolaskom novih tema i produkata kreirani su novi timovi, grupe, pa čak i odjeli. Tu smo uvidjeli potrebu za pružanjem kanala putem kojeg će se zaposlenici moći kontinuirano informirati o radu drugih timova i razumjeti širu sliku našeg poslovanja. Potrebu za tim potvrdili su i rezultati ankete zadovoljstva zaposlenika provedene putem platforme Pulser, te su tako izvještaji pokazali da zaposlenici žele bolje razumjeti proizvode na kojima ne rade izravno te imati jasniji uvid u djelokrug rada drugih odjela unutar kompanije.

Dodatno, na globalnoj razini započela je organizacijska transformacija OneSpace usmjerena na jače povezivanje podružnica, centralizaciju ključnih procesa i unaprjeđenje međusobne suradnje. Kombinacija potreba zaposlenika i strateških organizacijskih promjena stvorila je jasan povod za pokretanje inicijative dSPACE Fridays.

U vremenu hibridnog i rada na daljinu, s kojim se većina nas upoznala prije svega nekoliko godina, spontane uredske interakcije više se ne događaju same od sebe. Što ste primijetili da se počelo gubiti kada su se ti neformalni susreti prorijedili, uslijed češćeg rada na daljinu?

Naši inženjeri imaju mogućnost rada od kuće bez ograničenja i rado koriste tu mogućnost. Takav način rada dosad nam je bio vrlo uspješan -  poslovni rezultati opravdavaju odluku da i dalje nastavimo s tim benefitom. Ipak, to nužno smanjuje neformalne interakcije među kolegama. Znali smo čuti komentare kolega da ponekad ne prepoznaju nove kolege na hodniku. Također, primijetili smo da je novim kolegama trebalo nešto više vremena da dobiju osjećaj pripadnosti kompaniji jer u prvim mjesecima nisu imali puno prilika za upoznavanje s kolegama van svojeg tima. Znamo da je komunikacija uživo nezamjenjiva te da je osjećaj pripadnosti važan za dobrobit pojedinca, ali i cijele kompanije. Ovom inicijativom pružili smo zaposlenicima još jedan poticaj za dolazak u ured i druženje u opuštenoj atmosferi.

Projekt kombinira stručna predavanja i pub kviz. Je li vam od početka bilo važno da razmjena znanja ne bude "još jedan sastanak" koji neće buditi entuzijazam zaposlenika, nego format kojem se ljudi stvarno žele pridružiti?

Upravo tako. Ovaj projekt zamišljen je od samog početka njegova kreiranja kao prilika da se zaposlenici uključe ako i kada to žele. Željeli smo osmisliti format u kojem će kolege rado sudjelovati. Jako nas raduje činjenica da se odaziv ne smanjuje, unatoč tome što se projekt odvija jednom mjesečno već zadnje 3 godine. To je prije svega zasluga samih zaposlenika koji aktivno kreiraju cjelokupni sadržaj - svaki mjesec netko od kolega pripremi online predavanje o proizvodu, tehnologiji ili nekoj drugoj temi povezanoj sa svojim radom. S vremenom je postavljen visoki standard kvalitete tih predavanja, što održava veliki interes za svaki naredni dSPACE Fridays. Također, treba pohvaliti i našeg kolegu koji svaki mjesec priprema dinamičan i zanimljiv pub kviz, koji može parirati popularnim kvizovima na zagrebačkoj kvizaškoj sceni.

Na tržištu rada na kojem je dobre ljude teško pronaći, zadržavanje postojećih zaposlenika postaje jednako važno kao i zapošljavanje novih. Vidite li dSPACE Fridays i kao alat za jačanje pripadnosti i retencije?

dSPACE već godinama ima dobru stopu retencije. Vjerujemo da je to posljedica niza faktora na kojima se svakodnevno radi, od uvjeta i benefita rada, zanimljivih proizvoda, pa sve do ugodne radne atmosfere koju zaposlenici često ističu kao jednu od naših glavnih snaga. dSPACE Fridays je još jedna inicijativa na kojoj radimo, a koja doprinosi povezanosti među zaposlenicima i jačanju njihovog znanja o tehnologijama i proizvodima.

Koliko je zaposlenicima danas važno da razumiju ne samo svoj zadatak, nego i širu svrhu proizvoda, tehnologije i poslovanja? Kako iz perspektive njih samih, tako i iz kuta poslovanja u cjelini?

Istraživanja dosljedno pokazuju da je smislenost posla novijim generacijama još važnija nego što je to bila ranije. Zaposlenici žele imati osjećaj da je ono što rade korisno i smisleno za zajednicu. Žele prepoznati utjecaj svojeg rada i osjetiti čemu doprinose. Ovakve inicijative doprinose tom osjećaju - šira slika pomaže svakom zaposleniku da prepozna na koje sve načine dSPACE pomaže svojim klijentima i što je sve moguće uz naše proizvode. Zaposlenici lakše uviđaju povezanost između različitih odjela, što sigurno djeluje motivacijski.

Projekt se oslanja uglavnom na interne resurse i znanje zaposlenika. Što vaše iskustvo govori o tome koliko učinkovite HR prakse ponekad ovise manje o velikom budžetu, a više o dobro pogođenoj potrebi?

dSPACE Fridays je najbolji primjer da dobre prakse ne zahtijevaju nužno i velik budžet. Najvažnije je prepoznati pravu potrebu zaposlenika i potom direktno odgovoriti na nju. Tim principom vodimo se i po pitanju drugih potreba kolektiva koje također nastojimo zadovoljiti.

Možete li podijeliti konkretan primjer situacije u kojoj se vidjelo da timovi zahvaljujući projektu bolje razumiju jedni druge?

Bilo je više situacija koje su nam bile potvrda da dSPACE Fridays doprinosi povezivanju timova. Možemo izdvojiti situaciju kada je jedan od Product Ownera novog alata prezentirao smjer u kojem će se alat razvijati, a potom su drugi kolege prepoznali da bi i oni mogli uvesti promjene na svojim alatima po sličnim pitanjima, pa su kasnije zajednički radili na tome. Također, na jednom predavanju smo imali i demo projekta te je više kolega kasnije komentiralo da nisu bili ni svjesni svih mogućnosti tog, iznimno kompleksnog, alata, makar su i sami radili na njemu. Takve situacije daju nam vjetar u leđa da nastavimo s projektom u istom smjeru. Sva predavanja se snimaju i dostupna su u svakom trenutku svim kolegama, pa time stvaramo i kvalitetnu bazu znanja.

Jedan od efekata bio je i taj da je dSPACE Fridays zaposlenicima postao povod za dolazak u ured. Što vam to govori o budućnosti ureda i je li to potvrda da ljudi ne dolaze zbog kontrole, nego zbog smislenog sadržaja i susreta?

Spomenuli smo ranije da naši zaposlenici rado koriste mogućnost rada od kuće. Ipak, treba reći da je i dolazak u ured kod nas još uvijek itekako aktualan. Ove godine smo čak proširili uredski prostor u Zagrebu za još jedan kat u poslovnoj zgradi. Dolasci kolega u ured pokazatelj su da oni prepoznaju korist i smisao redovitog susreta s kolegama i suradnje uživo. Zaposlenicima pružamo i opciju tzv. Flex deska: u slučaju da primarno rade od kuće, postoje uredi koji su opremljeni i dostupni onima koji samo povremeno dolaze u ured. Vjerujemo da suradnja uživo ima veliku vrijednost i da je to prepoznato među našim kolegama.

Što biste savjetovali drugim malim i srednjim tvrtkama koje osjećaju da im se timovi udaljavaju, ali nemaju velike budžete za kompleksne HR programe? Odakle početi?

Iskustvo nam pokazuje da je najbolje pratiti jedno jednostavno, a moćno pravilo: kada nisi siguran što zaposlenici žele i na koji način,  pitaj ih. Trudimo se na razne načine osigurati dvosmjernu komunikaciju sa zaposlenicima i pružiti im više kanala putem kojih nam mogu izraziti svoje potrebe. Jedan od njih je sandučić za anonimna pitanja i prijedloge postavljen na svakom katu u našoj poslovnoj zgradi. Svatko može anonimno postaviti pitanje ili dati svoj komentar, a na kraju mjeseca čitamo pristiglu "poštu" i cijelom kolektivu odgovaramo na poruke. To se pokazalo kao odličan kanal komunikacije. Nadalje, svake godine provodimo Anketu zadovoljstva zaposlenika koja nam pruža vrijedne podatke o područjima s kojima su zaposlenici (ne)zadovoljni. Nakon provedene ankete organiziramo fokus grupe na kojima dobivamo detaljniji uvid u područja (ne)zadovoljstva te brojne kvalitativne podatke koji nam služe kao smjernice za poboljšanje. Osim toga, imamo razvijene digitalne kanale interne komunikacije te politiku otvorenih vrata. Vjerujemo da je dobra komunikacija početak svake uspješne HR inicijative.